共有機能マニュアル

Supply Assistant – 共有機能マニュアル

共有機能とは

複数のユーザー間でデータを安全に共有し、チーム連携を実現する機能です

🔐

安全な共有

専用の共有コードによる安全なアクセス制御で、データを保護しながら共有できます

👥

チーム連携

複数のメンバーが同じデータにアクセスし、効率的な業務連携が可能です

⚙️

柔軟な管理

オーナーが共有の承認・拒否・解除を自由にコントロールできます

🚀

簡単操作

6桁の共有コードを入力するだけで、簡単に共有申請ができます

👤 2つの役割

共有機能には「オーナー」と「共有ユーザー」の2つの役割があります

👑

オーナー（データ所有者）

• 自分のデータを他のユーザーと共有
• 共有コードの生成・更新
• 共有申請の承認・拒否
• 共有ユーザーの管理・解除
• すべてのデータに読み書き権限

👤

共有ユーザー（アクセス者）

• 共有コードで参加申請
• オーナーのデータを閲覧・編集
• 顧客情報の追加・修正
• 供給データの入力・確認
• いつでも共有から離脱可能

重要な仕組み

共有ユーザーは、オーナーのデータにアクセスする際、一時的にオーナーの視点でシステムを利用します。そのため、オーナーの顧客データや供給履歴をすべて見ることができ、編集も可能です。

🔄 共有の流れ

オーナーからの共有開始から、共有ユーザーの参加まで

1. オーナーが共有コードを生成

設定画面で6桁の共有コード（例：ABC123）を生成・確認

2. 共有コードを相手に伝達

メール、チャット、口頭などで安全に共有コードを伝える

3. 共有ユーザーが参加申請

「共有に参加」画面で共有コードを入力し申請を送信

4. オーナーが申請を承認

「共有申請一覧」で申請内容を確認して承認

5. 共有開始

共有ユーザーがオーナーのデータにアクセス可能になる

共有機能の全体フロー図

👑 オーナー向け操作手順

データを共有するオーナーが行う操作をご説明します

1

共有設定画面を開く

設定メニューから「共有設定」を選択します
2

共有コードを確認

「共有コードの確認・コピー」で6桁のコードを取得
3

コードを共有相手に伝達

安全な方法で共有コードを相手に伝えます
4

申請を承認

「共有申請一覧」で申請内容を確認して承認します

オーナー操作画面のスクリーンショット

コード管理のコツ： 共有コードは定期的に更新することをお勧めします。セキュリティ向上のため、不要になった共有は解除しましょう。

👤 共有ユーザー向け操作手順

他のユーザーのデータにアクセスする共有ユーザーが行う操作をご説明します

1

共有コードを入手

オーナーから6桁の共有コード（例：ABC123）を教えてもらいます
2

参加申請を送信

「共有に参加」画面で共有コードを入力し申請します
3

承認を待つ

オーナーが申請を承認するまで待機します
4

共有に参加

承認後、「共有に参加する」ボタンでアクセス開始

共有ユーザー操作画面のスクリーンショット

                    
                    注意： 共有参加中は、オーナーのデータ環境で作業することになります。画面右上にオーナー名が表示され、オーナーの顧客・供給データが表示されます。
                

🔄 共有中の操作

共有参加中にできることと注意点をご説明します

✅

できること

• オーナーの顧客一覧の閲覧
• 新しい顧客の登録
• 既存顧客情報の編集
• 供給データの入力・確認
• 残量更新の実行
• 製品情報の設定・変更
• レポートの閲覧

❌

できないこと

• 他のユーザーとの新しい共有設定
• 共有コードの生成・更新
• 他の共有申請の承認・拒否
• アカウント設定の変更
• プラン変更
• 請求情報の閲覧

共有中の重要な注意点

データの同期性：共有ユーザーが行った変更は即座にオーナーのデータに反映されます。
責任の所在：入力されたデータはオーナーのアカウントに記録されます。
画面表示：画面右上にオーナー名が表示され、共有中であることが明確に分かります。

🔚 共有の終了・管理

共有の解除方法と管理機能をご説明します

共有ユーザーが離脱する場合

1

共有設定画面を開く

「設定」→「共有設定」→「共有に参加」を選択
2

「共有から抜ける」を実行

参加中の共有一覧から該当のオーナーの「共有から抜ける」をクリック

オーナーが共有を解除する場合

1

申請一覧画面を開く

「共有申請一覧」で現在の共有ユーザーを確認
2

「共有を解除」を実行

対象ユーザーの「共有を解除」ボタンで即座に解除

共有解除画面のスクリーンショット

解除時の影響について

即座に効果：共有解除は即座に反映され、共有ユーザーはアクセスできなくなります。
データ保持：共有ユーザーが入力したデータはオーナーのアカウントに残ります。
再参加可能：必要に応じて、同じ手順で再度共有を設定できます。

🔐 セキュリティとベストプラクティス

安全に共有機能を利用するための重要なポイントをご説明します

🔄

定期的なコード更新

セキュリティ向上のため、共有コードは月1回程度の頻度で更新することをお勧めします

👥

信頼できるメンバーのみ

すべてのデータにアクセス可能になるため、信頼できるチームメンバーのみと共有しましょう

📱

安全な伝達方法

共有コードは口頭、社内チャット、暗号化メールなど安全な方法で伝達してください

🔍

定期的な確認

月1回程度、共有中のユーザー一覧を確認し、不要な共有は解除しましょう

注意すべきポイント

権限の範囲：共有ユーザーはオーナーのすべてのデータにアクセスできます
操作履歴：データの変更履歴はオーナーのアカウントに記録されます
退職者への対応：チームメンバーが退職する際は、必ず共有を解除してください
コードの管理：共有コードをメール、チャットログに残さないよう注意してください

🚨 トラブルシューティング

よくある問題と解決方法をご紹介します

「共有コードが見つかりません」エラー

解決方法： コードの入力間違いまたは期限切れの可能性があります。オーナーに正しいコードを確認するか、新しいコードを生成してもらってください。

申請したのに承認されない

解決方法： オーナーが申請に気づいていない可能性があります。直接連絡して「共有申請一覧」を確認してもらってください。

共有中なのにデータが見えない

解決方法： 一度ログアウトして再ログインしてください。それでも解決しない場合は、オーナーに共有状態を確認してもらってください。

「共有中のユーザーはこの操作を行えません」エラー

解決方法： 共有設定関連の操作は、共有ユーザーでは実行できません。一度共有から抜けるか、自分のアカウントで操作してください。

誤って共有を解除してしまった

解決方法： 同じ手順で再度共有申請を行ってください。オーナーが承認すれば、再び共有を利用できます。

共有コードを忘れてしまった

解決方法： オーナーは「共有コードの確認・コピー」画面でいつでもコードを確認できます。また、必要に応じて新しいコードに更新することも可能です。

                    
                    問題予防のコツ： 定期的な共有状態の確認、コードの適切な管理、チーム内での運用ルール策定を心がけましょう
                

💡 効果的な運用のコツ

チームでの共有機能活用を成功させるためのポイントをご紹介します

📋

役割分担の明確化

誰がオーナーで誰が共有ユーザーかを明確にし、それぞれの責任範囲を決めておきましょう

📅

定期的な見直し

月1回程度、共有メンバーの見直しと不要な共有の解除を行い、セキュリティを維持しましょう

💬

コミュニケーション

データの変更や重要な操作を行う際は、事前にチーム内で連絡し合うことをお勧めします

📖

運用ルールの策定

チーム内で共有機能の使用ルールを策定し、全員で共有して安全な運用を心がけましょう

🎯

効果的な活用例

• 営業担当者と配送担当者での顧客情報共有
• 本社と支社での統一されたデータ管理
• 上司と部下での業務状況の共有
• 複数の営業所での合同管理
• 繁忙期での一時的な作業分散

📱

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